Cos’è un sistema di gestione
Un sistema di gestione è semplicemente un modo di organizzare l’azienda, descritto in una norma, che ti permette di lavorare sapendo CHI fa CHE COSA, QUANDO e in CHE MODO, e di poterlo dimostrare a chi vuoi (clienti, Organismi di Certificazione, autorità di controllo, …), anche tramite una adeguata documentazione (sia cartacea che in file).
Il sistema di gestione ha sempre uno scopo, cioè uno specifico obiettivo e punto di vista, per questo motivo i sistemi di gestione per chi produce alimenti sono più di uno, e sono diversificati a seconda del loro scopo.
Il servizio di realizzazione o aggiornamento di sistemi di gestione qualità e/o sicurezza alimentare fa per te se:
- Hai bisogno di creare, rivedere o completare un sistema di gestione aziendale, per la qualità – secondo la norma ISO 9001:2015 – o per la sicurezza alimentare, secondo uno o più dei diversi standard presenti sul mercato: ISO 22000:2005 (in fase di revisione, la nuova edizione è prevista nel 2018), BRC Food, IFS Food, FSSC 22000 – per citare le più diffuse e richieste dai tuoi clienti
- Preferisci far scrivere e preparare la documentazione necessaria, personalizzata per la tua azienda e conforme ai vari requisiti della norma che vuoi applicare, a personale esterno
- il tuo mercato ti richiede di certificarti (ISO 9901, ISO 22000; BRC/IFS/FSSC 22000, ecc.) o mantenere aggiornate le tue certificazioni, e magari aggiungerne altre
- hai necessità di aggiornare il tuo piano di autocontrollo igienico (HACCP)
Come lavoro
Sia per la creazione che per l’aggiornamento di un sistema di gestione, inizieremo con una mia valutazione presso la tua sede di quanto la tua azienda è già conforme alla norma da te scelta per la messa a punto del sistema di gestione (“Gap Assessment”), terminando con una relazione scritta.
Questa è la prima fase che ha un preventivo proprio e che non comporta il proseguimento del lavoro insieme.
Se decidi di proseguire, ti presenterò poi una pianificazione dettagliata di tutte le attività da realizzare, e le funzioni aziendali da coinvolgere di volta in volta, secondo queste fasi che saranno ripetute ciclicamente fino al completamento del sistema:
- analizziamo insieme la singola richiesta della norma,
- definiamo la procedura necessaria (già completamente attiva o da integrare) per essere conformi alla richiesta, quindi scrivo la procedura/istruzione e creo eventuali moduli siano necessari, se non sono già presenti
- presento la procedura, la perfezioniamo e da questo momento diventa operativa.
Al termine dei requisiti il mio lavoro si conclude con un audit interno (richiesto da tutti gli standard, sia per la qualità che per la sicurezza alimentare), che ci permetterà di capire se il sistema è applicato almeno sufficientemente e/o se è il caso di apportare modifiche a qualche documento.
Nel caso di aggiornamento del sistema, l’audit può non essere necessario.
Importante! Il sistema di gestione che ti aiuto a applicare sarà il più snello possibile, senza aggiunte “decorative”, pur nella precisione della risposta alle richieste della norma che avrai scelto.
Da ultimo, se lo desideri, ti aiuto a scegliere un Organismo di Certificazione adatto alle tue necessità.
Quanto tempo occorre
Il tempo per creare un sistema di gestione è variabile e dipende anche dal punto di partenza, magari hai già procedure interne per i processi di produzione, di vendita, di controllo, … o forse invece è tutto nella memoria e esperienza di chi lavora in azienda e le cose scritte sono poche.
In generale possono servire alcuni mesi di lavoro, suddivisi tra:
- incontri presso la tua sede, che mi servono per capire come si svolgono le tue attività, e dirti se serve integrarle con altre, o condividere con te le bozze dei documenti che preparo;
- tempo presso la mia sede, per scrivere la documentazione che serve (procedure, manuale, istruzioni, moduli);
- tempo per attuare le varie procedure nella tua azienda (questa è la fase più importante).
Il tempo necessario è definito più chiaramente nella relazione consegnata al termine del “gap assessment”, che genera il preventivo vero e proprio.
